Überblick
Warum auch Sie DutySimple brauchen und wie es Ihnen hilft
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre Pflichten ganz einfach zu machen – ebenso wie die Bedienung von DutySimple! Dennoch haben Sie Fragen oder sind auf der Suche nach ein paar Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit mit DutySimple vereinfachen?
Kein Problem! Hier finden Sie eine Hilfestellung zu jedem Menüpunkt bzw. zu jeder wichtigen Funktion.
Zusätzlich bieten wir Ihnen eine Kurzanleitung in PDF-Form zum Download!
Wie erstelle ich eine Pflicht und was ist das?
Eine Pflicht repräsentiert einen Gegenstand oder eine wiederkehrende Tätigkeit.
Details zum Unterschied zwischen Pflichten und Aufgaben finden Sie hier.
Zum Erstellen einer Pflicht haben Sie mehrere Möglichkeiten. Wählen Sie Sie im Hauptmenü „Pflichten“ in der Seitenleiste:
Bezeichnen Sie den Gegenstand nach belieben. Bei KFZ empfehlen wir beispielsweise das Kennzeichen mit anzugeben.
Wählen Sie das Datum der Neuanschaffung oder der letzten Prüfung aus.
Es bestehen nun noch mehrere Eingabemöglichkeiten wie Inventarnummer, genauer Standort und eine zuständige Person. Wenn Sie beispielsweise einen Verantwortlichen für den Brandschutz bestimmt haben, wird Ihnen bei Brandschutzbelangen automatisch jene Person vorgeschlagen.
Sie können am Ende der Eingaben noch Bemerkungen eingeben, bzw. die Bedienungsanleitung und Zusatzinfos hochladen.
Wenn Sie nun SPEICHERN drücken, erscheint ein Feld mit den zukünftigen Aufgaben. (Achtung: Mit Ausnahme von Abnahmeprüfungen werden vergangene Pflichten nicht mehr angezeigt! Sie können diese bei Wunsch aber in der erstellten Pflicht „manuell hinzufügen“.
Was ist der Unterschied zwischen Pflichten und Aufgaben in DutySimple?
Pflichten
In vielen Fällen entsprechen Pflichten in der Praxis den Gegenständen, die regelmäßig zu überprüfen sind. Bspw. ist ein Feuerlöscher alle 2 Jahre zu überprüfen, daher bezeichnen wir der Einfachheit halber den Feuerlöscher (der bspw. im Büro im Gang steht) als Pflicht.
Es gibt aber auch Pflichten, die keinem Gegenstand entsprechen. Bspw. müssen betriebliche Ersthelfer in ausreichender Anzahl ausgebildet und die Ausbildung regelmäßig aufgefrischt werden. Somit ist die „Ersthelfer (-auffrischung)“ eine Pflicht.
Aufgaben
Eine Aufgabe ist eine bestimmte Tätigkeit, die bis zu einem gewissen Datum erfüllt werden muss. Sie gehört immer zu einer bestimmten Pflicht, aber eine Pflicht kann auch mehrere Aufgaben haben. Bspw. ergibt sich aus der Pflicht „Feuerlöscher“ die Aufgabe „Funktionsüberprüfung alle 2 Jahre“, die in unserem Fall zwischen dem 31.10.2020 und dem 30.11.2020 erledigt werden muss.
Aufgaben werden von DutySimple beim Anlegen einer neuen Pflicht automatisch generiert. Ist eine Aufgabe erledigt, so kalkuliert DutySimple automatisch für Sie die nächste entsprechende Aufgabe. Sie können aber auch Aufgaben manuell einer Pflicht hinzufügen.
Für meine Pflicht gibt es keine Vorlage/vorgefertigte Regel. Was nun?
Sie wollen eine Pflicht anlegen, aber ihr zu überprüfender Gegenstand oder die wiederkehrende Tätigkeit ist im System nicht erfasst? Das ist kein Problem.
Wie kann ich einen Prüfer ändern?
Prüfer sind gemäß der Kategorie des Gegenstandes/der Tätigkeit vorgegeben. Wenn sie die Pflicht auf Grund eines „allgemeinen Intervalles“ erstellt haben, ist sie „nicht ausgewählt“.
Zum Ändern eines voreingestellten Prüfers gehen sie wie folgt vor.
Gehen Sie auf die Pflicht und klicken Sie auf den „Erledigen“-Button.
Bei „Durchzuführen von“ klicken Sie auf „ändern“ und wählen entsprechend vorgegebener Kategorien (Wartung, Aufzug, Brandschutz, Arbeitsmittel) den Prüfer aus. Speichern Sie.
QR-Code für direkten Zugriff generieren - wie geht das?
Um mittels QR-Code direkten Zugriff auf einen Gegenstand in DutySimple zu erhalten, können Sie folgendes machen:
Filtern und Sortieren - erstellen Sie Ihre eigenen Listen
Wenn auch Ihr Unternehmen zahlreiche regelmäßige Pflichten zu erfüllen hat, kann es vorkommen, dass manche Ansichten etwas unübersichtlich erscheinen.
Deshalb bietet Ihnen DutySimple über jeder Listen- und Kalender-Ansicht eine eigene Filter-Box:
Mit dem ersten Button können Sie eine beliebige Sortierung (bei den Menüpunkten „Pflichten“ und „Aufgaben„) bzw. den zukünftigen Zeitraum der Kalender-Ansicht auswählen (bei den Menüpunkten „Kalender“ und „Terminplanung„)
Der zweite Button, „Filtern„, bieten Ihnen die äußerst vielfältige Möglichkeit, nur bestimmte Pflichten oder Aufgaben anzuzeigen, wobei die verschiedenen Filter auch miteinander kombiniert werden können.
Unterhalb der Buttons finden Sie schließlich noch ein Suchfeld.
Tabellen-Ansichten und Excel-Export von Aufgaben und Pflichten
Standardmäßig werden Pflichten und Aufgaben in einer kompakten Liste dargestellt, welche auch für kleinere Bildschirme und Mobilgeräte geeignet ist. Zusätzlich haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Pflichten und Aufgaben auch in einer Tabellen-Ansicht darzustellen. Dies kann Ihnen helfen, einen noch besseren Überblick zu bewahren. Auf Kundenanregung hin haben wir auch die Möglichkeit geschaffen, diese Tabellen per Knopfdruck direkt in eine Excel-Datei zu verwandeln und auf Ihrem Rechner abzuspeichern. So können Sie diese Daten auch in anderen Anwendungen weiterverwenden.
Sowohl im Menüpunkt “Pflichten” als auch im Menüpunkt “Aufgaben” finden Sie oben in der Filter-Box den Button “Ansicht”. Mit diesem können Sie zwischen Listen- und Tabellendarstellung umschalten. In der Tabellenansicht finden Sie rechts oberhalb der Tabelle den Button “Excel-Export”. Wenn Sie diesen anklicken, wird sofort der Download der dargestellten Tabelle als XLSX-Datei gestartet.
Auch in der Detail-Ansicht einer Pflicht haben Sie die Möglichkeit, von der Listen- in die Tabellendarstellung der Aufgaben zu wechseln. Den entsprechenden Button finden Sie zwischen den Details der Pflicht und den nächsten Aufgaben dieser Pflicht auf der rechten Seite. Sobald Sie in die Tabellenansicht gewechselt haben, erscheint auch der Button “Excel-Export”.
Ausbildungen & Unterweisungen - unterschiedliche Wege zur Eingabe
Fortbildungen und Überprüfungen auf verschiedene Wege anlegen und verwalten. Ein paar Fallbeispiele und Anregungen
Wir wissen alle, dass oft viele Wege zum Ziel führen. Manche sind jedoch steinig und nicht so effizient. Wir zeigen anhand von ausgewählten Beispielen ein paar Möglichkeiten, die sich in der betrieblichen Praxis bewährt haben. Wir möchten aber auch betonen, dass wir hier viele individuelle Möglichkeiten offen lassen, die sich die zuständige Person gestalten kann. Sie können auch das Organigramm nutzen und beispielsweise eine Unterordnung „Mitarbeiterschulungen“ einrichten.
Varianten:
Bei der klassischen Arbeitsplatzunterweisung oder Brandschutzunterweisung bietet es sich an, die Pflichten-Vorlage „Unterweisung / Schulung“ zu verwenden. Das Intervall wäre hier mit 12 Monaten festzulegen.
Wählen Sie noch beispielsweise den Standort aus und vergeben Sie die Verantwortung an eine Person, die sich um die Pflicht bzw. die Aufgaben kümmert.
Nach getätigter Unterweisung legen Sie die Unterlagen wie die Unterschriftenliste, Präsentation, … unter „Erledigen“ ab. Es wird automatisch eine neue Aufgabe für „nächstes Jahr“ zur selben Zeit erstellt.
Falls Sie nicht alle Mitarbeiter unterweisen konnten und einen zweiten Termin abhalten, können Sie den einfach mit „Aufgabe manuell hinzufügen“ ablegen.
Beim erledigen laden Sie auch dort das Protokoll, … hoch.
Die verantwortliche Person hat nun alles perfekt in der Übersicht und gesetzeskonform dokumentiert.
Es werden unterschiedliche Pflichten für je eine Person individuell angelegt.
Beispielsweise „Strahlenschutzbeauftragter Herr Stolar“. Dort werden die Dokumente der Ausbildung hochgeladen. Die Pflicht kann direkt der Person als Verantwortlicher zugewiesen werden. Die Person kümmert sich selbst um die Verwaltung und lädt nach Absolvierung der Fortbildung die Dokumente hoch. Hier ist Eigenverantwortung gefragt.
Sie haben in der Firma viele LKW-Lenker, Staplerfahrer oder Schweißer. Eine Person koordiniert zentral die Ausbildungen und Auffrischungen als auch die Untersuchungen.
Es kann eine Pflicht mit „manueller Eingabe“ (per Knopf/Button) angelegt werden.
Danach werden per Knopf/Button „+ Aufgabe manuell hinzufügen“ die einzelnen Untersuchungsdaten der Personen hinzugefügt. Sie haben die Möglichkeit die Untersuchung als wiederholend mit Intervall oder als einmalig anzugeben. Bei wiederholenden Intervall wird nach dem hochladen der Daten und Speichern eine neue Aufgabe mit dem angegebenen Intervall in der Zukunft erstellen. Sie können das Datum der Durchführung manuell auf das exakte Datum ändern.
Wie kann ich Reparaturen dokumentieren?
Um Reparaturen oder andere Tätigkeiten zu dokumentieren, gehen Sie in die entsprechende Pflicht und auf „Details“.
Wählen Sie „Manuelle Aufgabe hinzufügen“ und geben Sie die Daten ein.
Danach können Sie gleich oder zu einem späteren Zeitpunkt diese Tätigkeit „erledigen“.
Aufgaben protokollieren und ändern
Eine Aufgabe ist immer einer Pflicht zugeordnet und kann über viele verschiedene Wege aufgerufen werden:
Im oberen Teil des Aufgaben-Fensters finden Sie zwei blaue Buttons: „AUFGABE ABSCHLIEẞEN“ und „ERWEITERTE PROTOKOLLIERUNG“. Mit ersterem können Sie unter Angabe des Datum die Aufgabe ohne weitere Umschweife als abgeschlossen markieren und bei Bedarf noch ein Dokument anhängen. Der zweite Button erlaubt es Ihnen, zusätzlich zum Status „abgeschlossen“ noch „in Bearbeitung“ auszuwählen. Damit können Sie z.B. vermerken, dass Sie die Durchführung beauftragt haben. Für eine kurze Erklärung steht Ihnen auch ein Textfeld zur Verfügung.
Klicken Sie neben dem Status der Aufgabe auf den Button „BEARBEITEN“, so können Sie alle Details der Aufgabe ändern – vom Namen über den Stichtag, dem Durchführenden bis hin zum Intervall (falls es eine sich wiederholende Aufgabe ist). Rechts unten finden Sie den Button, um die Aufgabe endgültig zu löschen.
Unter den Aufgaben-Details finden Sie noch alle Protokoll-Einträge inkl. Datei-Anhängen zu dieser Aufgabe.
Eigene Aufgaben anlegen
Es kann vorkommen, dass Sie zu einer bestehenden Pflicht eine zusätzliche Aufgabe selbst hinzufügen möchten. Oder Sie verwenden überhaupt eine leere („manuelle“) Pflicht und erstellen die gewünschten Aufgaben direkt. Für beides gibt es in der Detail-Ansicht der Pflicht den Button „AUFGABE MANUELL HINZUFÜGEN“.
Unbedingt notwendig dabei ist die Eingabe einer Bezeichnung, des Stichtages (wann die Aufgabe erledigt sein muss) und des Beginns der Frist (innerhalb derer die Aufgabe erledigt werden soll).
Standard-mäßig ist es eine einmalige Aufgabe. Schieben Sie aber den Schalter nach rechts, so erstellen Sie eine sich wiederholende Aufgabe. Dazu müssen Sie noch weiter unten das Wiederholungs-Intervall und die Berechnungsbasis des Intervalls angeben.
Zusätzlich können Sie in jedem Fall die erforderliche Mindestqualifikation für die Durchführung dieser Aufgabe angeben. Haben Sie einen entsprechenden Durchführenden in DutySimple angelegt, wird dieser automatisch zur Durchführung vorgeschlagen. Selbstverständlich können Sie auch einen anderen Durchführenden auswählen.
Sie können zu jeder Zeit alle diese Elemente der Aufgabe wieder ändern.
Warum auch Sie DutySimple brauchen und wie es Ihnen hilft
Erfahren Sie hier, mit welchen Funktionen Ihnen DutySimple das Leben einfacher macht!
Welche Vorschriften und Pflichten Sie organisieren können…
Welche Branchen ganz besonders von DutySimple profitieren
Jetzt DutySimple testen!
Nutzen Sie die Vollversion von DutySimple
für 30 Tage unverbindlich und kostenlos.